いとうクルーのブログ

株式会社いとうの社員ブログです。 長野市・上田市・松本市・南箕輪村・文京区本郷、それぞれの地域の社員が日替わりで更新します! お楽しみに(*^^)v

Evernote

Scansnap Evernote Edition を複数人で共有する

Scanableと言うアプリをスマホ(iPhone)に入れてScansnap Evernote Editonと連携することによって1台のドキュメントスキャナを複数人で共有することが可能になりました。

Scanable+Scansnap Evernote Editon
ScreenClip


5万円もするスキャナを一人一台体制にするほどコストは掛けられないなぁ。。。と言うお悩みもこれで解決です。
 

Evernote専用 Scansnap スキャナ

たかむらです。

以前から気になっていた Scansnap Evernote Editionを買ってしまいました。
価格は5万円弱・・・ハッキリいって財布には痛い値段でした。

が、使ってみて大満足でした!

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今までPFU Scansnap S1300を使っていたのですが、まずその読み取り速度が天と地ほどの違い。今までスキャンに費やしていた時間を返せ!と言いたくなるくらいです。

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次に混載自動文書種類判別。名刺とA4の書類をてきとーに混ぜてスキャンスイッチをおしてみたら・・・なんと名刺はOCRをかけて両面名刺なら両面を片面名刺なら片面だけの画像を読み取ってEvernoteのノートにしてくれます。

まだ使い出して数時間ですがこれは値段以上の価値がありそうです。

書類を探すムダな時間

たかむらです。
気がつけば11月も28日。ぼーっとしてると今年もあっという間に終わりそうなイキオイです。

今日は文書に関するまじめなお話です。

仕事で使う書類(他人様が作った書類・自分で作った書類両方)を探す時間は何も生産していない無駄な時間です。

ウォールストリートジャーナル社の調査によるとホワイトカラーのワーカーが必要な書類を探し出す時間は平均で年間6週間という結果が! 6週間って42日間、1日8時間労働だとしても336時間!? (※どう言う調査を行ったのかは分かりません。笑)

こんな長時間何の付加価値も生み出さないなんて!
逆から考えるとこの336時間を半分とか1/3とかに圧縮できる仕組みやテクニックがあれば、ムダが排除されて「生産性が上がる」=「利益が増える」わけですね。

必要な書類を短時間で探せる環境を整えるには、書類の整理・整頓が欠かせません。
しかしこの書類の整理・整頓にはそれなりに時間がかかります。
336時間を短縮するために、整理・整頓に336時間以上掛けていては本末転倒。(笑)

いつ利用する書類なのか、どんな場面で利用する書類なのかがハッキリ分かっているなら、その書類を整頓(必要な時にすぐに取り出せる状態にしておく)することは割合カンタンです。

問題は「いつ必要になるか分からない書類をどう分類して保管しておけば良いか?」だと思います。これを考えて保管するだけで時間は掛かりますし、いざ必要になったときも分類不可能ですから二度と見つけ出せない・・・ってことも充分考えられます。

困った事にこう言うタイプの「いつ利用するか分からない」ような書類がクリエイティヴな仕事には欠かせません。(ルーチンワークで使う書類は分類・整頓がカンタン。)

こんな問題を解決するにはクラウドサービスのEvernoteが最適です。
文書の中身・画像の中身の文字列まで検索してくれるので極端な話、分類もしないでバンバン書類をEvernoteに放り込んでおくだけで書類整理は完了します。(もちろん有る程度の分類をしておいたほうが効率よく書類を探せるのは言うまでもありませんが。)

あとは必要になったときにEvernoteで検索すればよいだけです。

Evernoteは1人で使うなら月額450円。 会社やチームで情報共有の道具として使うなら1ユーザ月額900円。 お試し利用なら多少の制限はありますが、無料で体験利用することも可能です。

当社はこのEvernoteの利用コンサルを行っています。(もちろん私もヘビーユーザです。)
Evernoteを利用した文書管理手法・受信FAXのEvernoteへの統合・Evernoteで利用できるスキャナや複合機の選択・設定と合わせソリューションサービスとして提供しています。

ご相談はお気軽に!

ファイルを送る

たかむらです。

ファイルを誰かに送る時、メールが使える人ならファイル添付して送付すれば良いのは、皆さんよくご存じのことと思います。

最近はブロードバンドが当たり前で、プロバイダもメールファイル添付の容量を10MBとか20MBなど昔よりは容量制限も緩和されてはきました。

代わってメールのウィルスチェックをメールサーバ側で行う事が標準装備されたのは良いのですが、添付書類の容量が大きいとウィルスチェックに時間が掛かったり、メールサーバの負担が大きくなります。

そこでファイルのやり取りをクラウドサービスで行ってみては?と言うのが今日のご提案です。

例としてEvernoteを利用して、ファイル送付しています。
方法は以下のように超簡単!

Evernote開いて送付したいドキュメントをポインタで指して、右ボタン。
share-url

共有  ---> クリップボードにノートのURLをコピー

で、コピーしたクリップボードの中身をメール本文にペーストしてオシマイ。


長すぎるURLなので、URL短縮サービスを使って


としてもよいですね。

例えば10人に10MBのファイルを添付したメールを送るとメールサーバにとても負担が掛かります。ウィルスチェックだけでなくメールスプールも10MBの10倍、100MBの占有が生じます。

ファイル自体を送らずに、ファイルの在処を指し示す方法をとればメールサーバにも優しくエコですね。

実はこのファイルのURL共有方法はEvernoteだけでなく、DropboxやSugarsyncでも同様に行えます。

Evernoteは記憶を保管・検索・再利用するツール、Sugarsync/Dropboxは同期コピーを取ってファイルを複数のPCで共有したり保管し、可用性アップを期待する道具・・・と言うだけで無く、他人様にファイルの送付・配布をするのにも便利な道具にも使えるとと言うことです。

お役に立ちましたでしょうか。

★注意:
URLが分かると認証も無く誰でもファイルにアクセスできちゃいますので、機密ファイルの扱いには気を付けましょう。(ex.ファイル自体にパスワードを掛けるなど) 

FAXのペーパーレス化

たかむらです。

業種にもよるでしょうが、当社のような仕事ですとFAXの使用頻度は昔に較べて少なくなってきました。

メーカやディストリビュータ(問屋)への商品発注は殆どインターネットWebですし、お客様からのご注文・ご要望も電話かメールが大部分。

そんな訳で受信FAXの半分くらいが宣伝DM(ダイレクトメール)と言う具合なので、受信したFAXを全て紙で出力するのがモッタイナイ気分になりました。

先だってからいぢくりまわしているブラザーの複合機でFAXのペーパーレス化をしてみました。

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