いとうクルーのブログ

株式会社いとうの社員ブログです。 長野市・上田市・松本市・南箕輪村・文京区本郷、それぞれの地域の社員が日替わりで更新します! お楽しみに(*^^)v

複合機

書類を探すムダな時間

たかむらです。
気がつけば11月も28日。ぼーっとしてると今年もあっという間に終わりそうなイキオイです。

今日は文書に関するまじめなお話です。

仕事で使う書類(他人様が作った書類・自分で作った書類両方)を探す時間は何も生産していない無駄な時間です。

ウォールストリートジャーナル社の調査によるとホワイトカラーのワーカーが必要な書類を探し出す時間は平均で年間6週間という結果が! 6週間って42日間、1日8時間労働だとしても336時間!? (※どう言う調査を行ったのかは分かりません。笑)

こんな長時間何の付加価値も生み出さないなんて!
逆から考えるとこの336時間を半分とか1/3とかに圧縮できる仕組みやテクニックがあれば、ムダが排除されて「生産性が上がる」=「利益が増える」わけですね。

必要な書類を短時間で探せる環境を整えるには、書類の整理・整頓が欠かせません。
しかしこの書類の整理・整頓にはそれなりに時間がかかります。
336時間を短縮するために、整理・整頓に336時間以上掛けていては本末転倒。(笑)

いつ利用する書類なのか、どんな場面で利用する書類なのかがハッキリ分かっているなら、その書類を整頓(必要な時にすぐに取り出せる状態にしておく)することは割合カンタンです。

問題は「いつ必要になるか分からない書類をどう分類して保管しておけば良いか?」だと思います。これを考えて保管するだけで時間は掛かりますし、いざ必要になったときも分類不可能ですから二度と見つけ出せない・・・ってことも充分考えられます。

困った事にこう言うタイプの「いつ利用するか分からない」ような書類がクリエイティヴな仕事には欠かせません。(ルーチンワークで使う書類は分類・整頓がカンタン。)

こんな問題を解決するにはクラウドサービスのEvernoteが最適です。
文書の中身・画像の中身の文字列まで検索してくれるので極端な話、分類もしないでバンバン書類をEvernoteに放り込んでおくだけで書類整理は完了します。(もちろん有る程度の分類をしておいたほうが効率よく書類を探せるのは言うまでもありませんが。)

あとは必要になったときにEvernoteで検索すればよいだけです。

Evernoteは1人で使うなら月額450円。 会社やチームで情報共有の道具として使うなら1ユーザ月額900円。 お試し利用なら多少の制限はありますが、無料で体験利用することも可能です。

当社はこのEvernoteの利用コンサルを行っています。(もちろん私もヘビーユーザです。)
Evernoteを利用した文書管理手法・受信FAXのEvernoteへの統合・Evernoteで利用できるスキャナや複合機の選択・設定と合わせソリューションサービスとして提供しています。

ご相談はお気軽に!

FAXのペーパーレス化

たかむらです。

業種にもよるでしょうが、当社のような仕事ですとFAXの使用頻度は昔に較べて少なくなってきました。

メーカやディストリビュータ(問屋)への商品発注は殆どインターネットWebですし、お客様からのご注文・ご要望も電話かメールが大部分。

そんな訳で受信FAXの半分くらいが宣伝DM(ダイレクトメール)と言う具合なので、受信したFAXを全て紙で出力するのがモッタイナイ気分になりました。

先だってからいぢくりまわしているブラザーの複合機でFAXのペーパーレス化をしてみました。

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iPhoneからブラザー複合機を使って印刷する その2

たかむらです。

写真画像のプリントとスキャンができる無料アプリがBrotherから出ていました。
その名も「Brother iPrint&Scan」(そのまんま!)です。

ブラザーのプリンタや複合機のあるLANに居れればiPhoneからすぐに印刷・スキャンができます。

アプリを動かして

1

LAN上で見えるプリンタを指定して、

2

何をするのかを指定。
アルバム内の画像ファイルをプリントしたい場合はそれをタップ。
画像を選択すれば、

3

てな具合に表示されますから、おもむろに「プリント」をタップすれば、待つこと十数秒でA4の紙になって出力されてきます。

画質もGoodでした。やはりメーカ御謹製のアプリ! しかもアプリは無料です。


受信FAXのメール転送

たかむらです。

受信したファックスを別のところに転送してしまう・・・ この機能も最近の複合機では標準的に備わっています。
 
受信したファックスを別の電話番号のファックス機に転送できるのはもちろんのこと、転送先にメールアドレスを指定することも可能です。 つまり受信したファックスをを自動的にPDFファイル変換しメール添付して転送送信してくれると言う寸法です。

これの何が便利なのかと言うと、特にSOHO利用の場合、iPhoneなどのスマートフォンやタブレットを持ってさえいれば外出中にファックス着信のお知らせを受け取り、ファックスを受信することが可能になるわけです。

こんな仕掛けさえ有れば、いちいち事務所に帰ってファックスを確認したり、オフィスに電話してファックス到着を事務担当者に確認してもらう作業が不要になります。

勿論メールですから、受信ファックスを複数人に同報メールする設定だって朝飯前にカンタン。

さらに受信ファックスをメールで転送できる・・・となれば昨日書いたEvernoteに受信ファックスをそのまま記録・保管もできちゃいます。

これは特にオフィスにある程度の人数がいる会社の場合、受信ファックスの紛失防止になります。 紙は風で飛んじゃって紛失しちゃう事もありますし、他の書類に紛れて無くなっちゃう事だってありますから。

電子メールが普及してきてファックスの重要性や利用頻度も昔ほど高くはなくなった感もありますが、放っておいても紙が出てきて嫌でも視野に入るプッシュ型のメディアとして、まだまだこの世から消えて無くなる事はないでしょう。 特に電子化が遅れてしまった中小企業間の流通連絡(受発注)には今だに現役バリバリの感すらあります。


複合機でEvernoteクラウドサービスを使う

たかむらです。

最近の複合機(プリンタ・コピー・スキャナ・ファックスが一体化したもの。Multi Functional Printer~MFPとも呼ばれる)は、スキャンした画像データをLAN内のPCで受け取るだけでなく、メール添付の形でどこへでも送付できるのが当たり前になっています。

Evernoteと言うクラウドサービスに登録すると xxxxx@evernote.comと言うメールアドレスが割り当てられまして、このアドレス宛にJPGファイル・PDFファイル・テキストファイルなどを送りつけるだけでEvernoteに格納されます。

これは先日デモ機として導入してみたブラザー複合機 MFC-9970CDWのスキャンtoEメールの画面です。

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スキャンしたデータは画像ファイルなのですが、Evernoteに送られるとその画像内の文字列も(カンペキではありませんが)ほぼ文字として認識して検索に掛かります。 これは凄い!
※もちろんスキャンした画像データに手打ちで検索キーを入力しておけば検索に完全に引っかかります。

ちょっとした文書管理システムと言っても良いかもしれません。このEvernoteはたった年額4200円(税込)で利用できちゃうんですから使わなきゃ損でしょう。
※制限はありますがEvernoteは無料で利用することも可能です。

たまたまブラザー複合機でスキャンtoEメールを使ってEvernoteにデータを格納しましたが、同様の機能を持った複合機は沢山あると思います。 特にここ3~4年以内に販売されたマシンでしたらまず間違いなくその機能を持っている筈。 ある機能は使わなきゃ損です。

試してみたい! そうは言うけど良く分からない・・・ そんなかたはお気軽に support@itoh.co.jp までご相談ください。

 
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