いとうクルーのブログ

株式会社いとうの社員ブログです。 長野市・上田市・松本市・南箕輪村・文京区本郷、それぞれの地域の社員が日替わりで更新します! お楽しみに(*^^)v

メール

ファイルを送る

たかむらです。

ファイルを誰かに送る時、メールが使える人ならファイル添付して送付すれば良いのは、皆さんよくご存じのことと思います。

最近はブロードバンドが当たり前で、プロバイダもメールファイル添付の容量を10MBとか20MBなど昔よりは容量制限も緩和されてはきました。

代わってメールのウィルスチェックをメールサーバ側で行う事が標準装備されたのは良いのですが、添付書類の容量が大きいとウィルスチェックに時間が掛かったり、メールサーバの負担が大きくなります。

そこでファイルのやり取りをクラウドサービスで行ってみては?と言うのが今日のご提案です。

例としてEvernoteを利用して、ファイル送付しています。
方法は以下のように超簡単!

Evernote開いて送付したいドキュメントをポインタで指して、右ボタン。
share-url

共有  ---> クリップボードにノートのURLをコピー

で、コピーしたクリップボードの中身をメール本文にペーストしてオシマイ。


長すぎるURLなので、URL短縮サービスを使って


としてもよいですね。

例えば10人に10MBのファイルを添付したメールを送るとメールサーバにとても負担が掛かります。ウィルスチェックだけでなくメールスプールも10MBの10倍、100MBの占有が生じます。

ファイル自体を送らずに、ファイルの在処を指し示す方法をとればメールサーバにも優しくエコですね。

実はこのファイルのURL共有方法はEvernoteだけでなく、DropboxやSugarsyncでも同様に行えます。

Evernoteは記憶を保管・検索・再利用するツール、Sugarsync/Dropboxは同期コピーを取ってファイルを複数のPCで共有したり保管し、可用性アップを期待する道具・・・と言うだけで無く、他人様にファイルの送付・配布をするのにも便利な道具にも使えるとと言うことです。

お役に立ちましたでしょうか。

★注意:
URLが分かると認証も無く誰でもファイルにアクセスできちゃいますので、機密ファイルの扱いには気を付けましょう。(ex.ファイル自体にパスワードを掛けるなど) 

受信FAXのメール転送

たかむらです。

受信したファックスを別のところに転送してしまう・・・ この機能も最近の複合機では標準的に備わっています。
 
受信したファックスを別の電話番号のファックス機に転送できるのはもちろんのこと、転送先にメールアドレスを指定することも可能です。 つまり受信したファックスをを自動的にPDFファイル変換しメール添付して転送送信してくれると言う寸法です。

これの何が便利なのかと言うと、特にSOHO利用の場合、iPhoneなどのスマートフォンやタブレットを持ってさえいれば外出中にファックス着信のお知らせを受け取り、ファックスを受信することが可能になるわけです。

こんな仕掛けさえ有れば、いちいち事務所に帰ってファックスを確認したり、オフィスに電話してファックス到着を事務担当者に確認してもらう作業が不要になります。

勿論メールですから、受信ファックスを複数人に同報メールする設定だって朝飯前にカンタン。

さらに受信ファックスをメールで転送できる・・・となれば昨日書いたEvernoteに受信ファックスをそのまま記録・保管もできちゃいます。

これは特にオフィスにある程度の人数がいる会社の場合、受信ファックスの紛失防止になります。 紙は風で飛んじゃって紛失しちゃう事もありますし、他の書類に紛れて無くなっちゃう事だってありますから。

電子メールが普及してきてファックスの重要性や利用頻度も昔ほど高くはなくなった感もありますが、放っておいても紙が出てきて嫌でも視野に入るプッシュ型のメディアとして、まだまだこの世から消えて無くなる事はないでしょう。 特に電子化が遅れてしまった中小企業間の流通連絡(受発注)には今だに現役バリバリの感すらあります。


メールアドレスの使い分け

たかむらです。

インターネット上では有料・無料のサービスが百花繚乱ですが、それらのサービスに登録するときに必ずメールアドレスを入力しなきゃならない筈です。

GoogleAppsメールやGmailの場合、別名のメールアドレスをすぐに作れますので、こんな時にサービス提供者ごとに登録メールアドレスを変更しておけば、メールアドレスが漏れた場合でもその流出経路が分かるメリットがあります。

また宛先アドレスでフィルタする事も簡単ですから、迷惑メールが来るようになったらその宛先のアドレスごと受け取って捨ててしまう設定も簡単!

例えば

takamura@gmail.com

と言うGmailのアドレスならば

takamura+newsservice@gmail.com
takamura+hogehoge@gmail.com
takamura+abc@gmail.com

のように +好きな文字列 で別名アドレスがすぐに作れ、このアドレス宛のメールは全て

takamura@gmail.com

に届きます。

お試しあれ。

Gmail/GoogleAppsメールの検索

たかむらです。

無料で利用できるGmailやその独自ドメイン版(有料/制限付き無料)のGoogleAppsメールをご利用のかたも多いと思います。自分の日頃使っているアドレス宛のメールをGmailに転送して保管し、検索すると言う使い方も有用ですね。メールソフトでの検索とは比較にならないくらい強力で高速な検索機能を持っています。なんといってもGoogleと言えば検索エンジンで有名ですから。

検索窓にキーワードを打ち込んで目的のメールを探す場合に、便利なオプションがいくつもありますので紹介します。

from:@itoh.co.jp

とやるとFromヘッダ(発信者)に @itoh.co.jp が含まれているメールがヒットします。勿論ドメイン名だけでなく、メールアドレスそのままズバリを入力してもOKですし、

高村<takamura@itoh.co.jp>みたいなFromヘッダのメールなら

from:高村

でも引っかかります。

fromがOKなら、toやccと言う検索オプションも当然あります。

to:@hogehoge.com
cc:@foo.net

それから期間を指定するオプション

before:2011/07/31
after:2010/01/01

他にヘッダに関するオプション
subject:

ラベル指定
label:友達
(友達と言うラベルを付けてあるメールにマッチ)

なんてのも便利です。

これらは通常のGoogle検索と同様に半角スペースで区切って列挙するとAND(かつ)条件となりますので、

from:@itoh.co.jp after:2011/1/1 before:2011/8/1 subject:【お知らせ】 休業

とやると今年の1月から7月の間、@itoh.co.jpから来たメールでかつ、題名(タイトル)に【お知らせ】が含まれて、かつ文中に休業と言う文字列があるメールだけを検索してくれます。

他に便利そうなオプションや演算子として

is:read
is:unread
has:attachments
-
OR

なんかがあります。

これらの検索オプションについてまとめられたページがありましたので、リンクしておきます。



会社のメールアドレスをiPhoneで使う方法

たかむらです。

最近のスマートフォンの普及により小さなパソコンを持ち歩くような感覚になりました。
こうなると日頃仕事で使っている会社のメールをいつでもどこでも読み書きしたいと思われる方もいらっしゃることでしょう。

技術的には何の問題も無く可能なのですが、会社のメール(アドレス)は会社の資産であり、それよりなにより顧客情報や個人情報の宝庫でもあります。 仮にパスコードロックも掛けていない状態のスマートフォンをどこかに紛失しちゃったりすると社業に損失を与えるような結果になり、その責めを個人が負わなければいけなくなる可能性だって否定できません。

そんな訳で会社ドメインのメールをスマートフォンや個人所有のPCで読み書きする場合は、会社や組織毎のルール(例:電子メール利用規程・電子メッセージ利用規程・情報セキュリティに関する規定など)を事前にお確かめください。

組織によっては電子メールと言えども組織外に転送を禁止しているところもあります。
スマートフォンやPC紛失時の遠隔ロックや遠隔データ消去の仕組みとセットでルールを定めている組織も多いはずです。

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「iPhoneで使う」とことさらに書きましたが、恐らくAndroidでも同様だと思われます。Gmailを使うのでGoogleが作ったAndroidが対応していないワケがないと思います。(Andoidを所有していないので動作確認できていません。)

【やりたいこと】
takamura@itoh.co.jp宛に届いたメールをGmailへ転送し、GmailにIMAPで取りに行き、Gmailからメール送信。その時のFromアドレスがtakamura@itoh.co.jpになるようにする。


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