いとうクルーのブログ

株式会社いとうの社員ブログです。 長野市・上田市・松本市・南箕輪村・文京区本郷、それぞれの地域の社員が日替わりで更新します! お楽しみに(*^^)v

スキャナ

書類を探すムダな時間

たかむらです。
気がつけば11月も28日。ぼーっとしてると今年もあっという間に終わりそうなイキオイです。

今日は文書に関するまじめなお話です。

仕事で使う書類(他人様が作った書類・自分で作った書類両方)を探す時間は何も生産していない無駄な時間です。

ウォールストリートジャーナル社の調査によるとホワイトカラーのワーカーが必要な書類を探し出す時間は平均で年間6週間という結果が! 6週間って42日間、1日8時間労働だとしても336時間!? (※どう言う調査を行ったのかは分かりません。笑)

こんな長時間何の付加価値も生み出さないなんて!
逆から考えるとこの336時間を半分とか1/3とかに圧縮できる仕組みやテクニックがあれば、ムダが排除されて「生産性が上がる」=「利益が増える」わけですね。

必要な書類を短時間で探せる環境を整えるには、書類の整理・整頓が欠かせません。
しかしこの書類の整理・整頓にはそれなりに時間がかかります。
336時間を短縮するために、整理・整頓に336時間以上掛けていては本末転倒。(笑)

いつ利用する書類なのか、どんな場面で利用する書類なのかがハッキリ分かっているなら、その書類を整頓(必要な時にすぐに取り出せる状態にしておく)することは割合カンタンです。

問題は「いつ必要になるか分からない書類をどう分類して保管しておけば良いか?」だと思います。これを考えて保管するだけで時間は掛かりますし、いざ必要になったときも分類不可能ですから二度と見つけ出せない・・・ってことも充分考えられます。

困った事にこう言うタイプの「いつ利用するか分からない」ような書類がクリエイティヴな仕事には欠かせません。(ルーチンワークで使う書類は分類・整頓がカンタン。)

こんな問題を解決するにはクラウドサービスのEvernoteが最適です。
文書の中身・画像の中身の文字列まで検索してくれるので極端な話、分類もしないでバンバン書類をEvernoteに放り込んでおくだけで書類整理は完了します。(もちろん有る程度の分類をしておいたほうが効率よく書類を探せるのは言うまでもありませんが。)

あとは必要になったときにEvernoteで検索すればよいだけです。

Evernoteは1人で使うなら月額450円。 会社やチームで情報共有の道具として使うなら1ユーザ月額900円。 お試し利用なら多少の制限はありますが、無料で体験利用することも可能です。

当社はこのEvernoteの利用コンサルを行っています。(もちろん私もヘビーユーザです。)
Evernoteを利用した文書管理手法・受信FAXのEvernoteへの統合・Evernoteで利用できるスキャナや複合機の選択・設定と合わせソリューションサービスとして提供しています。

ご相談はお気軽に!

A4カラー複合機 ブラザー MFC-9970CDW

たかむらです。

今度当社で販売キャンペーンを張る小規模オフィス向けのA4カラー複合機です。
お客様にお薦めするにも自分たちで良さも悪さも体験してみなければと思い、まずはデモ用に1台調達して開梱&設定して使ってみることにしました。

ダンボールの梱包で入荷。A4サイズのマシンとは言えそれなりの大きさです。
大きさの比較の為に500mlのペットボトルを置いてみました。

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