たかむらです。
業種にもよるでしょうが、当社のような仕事ですとＦＡＸの使用頻度は昔に較べて少なくなってきました。
メーカやディストリビュータ（問屋）への商品発注は殆どインターネットＷｅｂですし、お客様からのご注文・ご要望も電話かメールが大部分。
そんな訳で受信ＦＡＸの半分くらいが宣伝ＤＭ（ダイレクトメール）と言う具合なので、受信したＦＡＸを全て紙で出力するのがモッタイナイ気分になりました。
先だってからいぢくりまわしているブラザーの複合機でＦＡＸのペーパーレス化をしてみました。
【必要なもの】
受信ＦＡＸをメールに転送できる複合機。（今回はブラザーのMFC-9970CDWを使用）
メールアドレス
Evernoteのアカウント（あれば便利。必須では無い。）
の以上３つです。
【メールアドレスの設定】
ＦＡＸを受信したい人全てに受信ＦＡＸを転送するため、メール転送の設定をします。
（例）
fax@itoh.co.jp --> takamura@itoh.co.jp と nakazawa@itoh.co.jp と imai@itoh.co.jp と kitami@itoh.co.jp と言うように４人に転送するメールアドレスを作っておきます。
【複合機のＦＡＸ転送設定】
受信したＦＡＸをどこへ転送するのか？ の設定をしておきます。
今回は上記で設定した fax@itoh.co.jp に転送し、受信したＦＡＸを「紙に出力しない」を選んでおきます。
以上の設定だけです。
これで事務所宛にＦＡＸが来たら、上記の４名のメールアドレス宛に受信したＦＡＸがPDFファイルとなって送られてきます。 この４人はiPhoneを持っていますので、外出中でもＦＡＸが来た事が分かり、かつＦＡＸの内容確認もできちゃいます。もちろん最近のフィーチャーフォン（従来のケータイ。ガラケーとも言う）でもPDFファイルを表示できれば多少使いにくいのですが、ファックスを受信することも可能でしょう。
【もう少し便利に使う】
メールで添付されてきても、いちいちそのメールを開いて見なければどんなＦＡＸなのか分かりません。 一覧表示ができれば便利ですね。
そこでEvernoteの出番です。
Evernoteを登録すると hogehoge@evernote.com と言うようなメールアドレスが貰えます。このアドレス宛にPDFやJPGファイルを送るとEvernoteに登録されると言う寸法です。
先ほどの４名のメールアドレスの他に hogehoge@evernote.com も追加します。
ＦＡＸ受信してEvernoteのWindowsアプリで受信ＦＡＸを見ると
と言うようにサムネール表示がされ、細かい内容までは分からないまでも一覧表示でおおざっぱなレイアウトが分かります。 サムネールをクリックするとその右の窓に内容が大きく表示されますので内容の確認はこれでできますね。
勿論そのまま印刷して紙に出力することもできますし、別のところへＦＡＸ送信転送することも可。メールに添付して誰か別のひとに転送することも当然できます。
【さらにもう少し便利に使う】
ブラザーMFC-9970CDWにはメール転送するときのSubject（タイトル・題名）の指定ができるのですが、ここでちょっとしたワザを披露します。Evernoteに送信するとき
Subject: ほげほげ @FAX
と指定しておけば、Evernoteの FAXと言うノートブックに「ほげほげ」と言うタイトルで登録してくれます。
こうしてノートブックを分けておけば受信したＦＡＸとその他の情報がごちゃごちゃにならずに分かりやすくなりますね。
